До тех пор пока не будет достаточно веских причин ставить на посты в вечерней организации администратора ЦФ и ответственного за файлы адресов, администратор ЦФ и ответственный за файлы адресов дневной организации должны обслуживать ещё и посты вечерней организации. Люди, выполняющие проекты компенсации, могут быть использованы для оказания помощи этим постам.

В отделе дохода есть три секции, функции которых не должны путаться и пересекаться.

Вот обязанности, которые необходимо выполнять ответственному за файлы адресов:

Это секция внутриорганизационных денежных сборов и кассы, секция выписывания инвойсов и секция денежных сборов.

1. Изготавливать на основе данных инвойса новую адресную пластину для каждого, кто воспользовался услугами вечерней организации, и хранить её в ящике с картотекой вечерней организации, независимо от того, есть ли пластина с адресом этого человека где-либо ещё.

Секция внутриорганизационных денежных сборов и кассы имеет дело со всем потоком людей. Она собирает все платежи и денежные сборы, осуществляемые в организации, то есть обслуживает людей, находящихся на территории организа ции. У неё должно быть своё собственное кассовое окошко, своя машина для оформления инвойсов, свой сейф и свои документы вне зависимости от того, что есть у других секций.

Секция выписывания инвойсов работает с платежами, которые пришли по почте в письмах или были присланы как то иначе. У неё есть своя машина для оформления инвойсов и своя документация. Она занимается только тем, что получает деньги.

Администратор ЦФ обязан:

Ни секция внутриорганизационных денежных сборов и кассы, ни секция выпи сывания инвойсов не кладут деньги в банк. Работу с банком осуществляет отдел документации.

1. Проверять, есть ли в ЦФ папка человека, чьё имя указано на наклейке. Если есть, то администратор ЦФ должен просто прикрепить к правой стороне папки зелёный ярлычок. Если папки человека, чьё имя указано на наклейке, нет, администратор ЦФ должен сделать новую папку с зелёным ярлычком с правой стороны и поместить её в файл. Не существует отдельных файлов для вечерней организации.

Секция денежных сборов отсылает по почте все уведомления о состоянии счёта людям и организациям; она действует и пишет письма, для того чтобы собрать все деньги, причитающиеся организации, от любого, кто ей должен. Эта секция ведёт свои собственные книги о состоянии счетов и имеет свои файлы. После того как человек покинул организацию, эта секция получает все денежные средства, которые не были собраны секцией внутриорганизационных денежных сборов и кассы. Секция денежных сборов может информировать секцию внутри организационных денежных сборов и кассы о том, что человек, который должен организации деньги, сейчас находится на территории организации и что она может получить с этого человека деньги. Когда люди находятся на территории организации, то секция денежных сборов обычно передаёт их файлы секции внутриорганизационных денежных сборов и кассы и получает их обратно, когда эти люди покидают организацию; она заботится о том, чтобы не потерять след таких файлов при составлении уведомлений о состоянии счёта и при отправке их по почте. У секции денежных сборов должна быть сводка о состоянии счёта, составленная на каждого человека, который должен организации деньги.

В конце каждого дня отдел дохода передаёт все собранные деньги отделу документации для сохранения и помещения их в банк, для сверки банковских выписок и так далее. Отдел документации заботится о депозитах.

«Прочистьте» и упростите линии потоков дохода – и вы увеличите валовой доход.

Оставьте массу разного рода мелочей, которые относятся к другим отделам, на отделе дохода – и вы уменьшите доход.

В отделе дохода, даже если один человек носит две шляпы, столы, файлы, оборудование и действия должны быть разделены по секциям.

Установите линии потоков таким образом, чтобы секция внутриорганиза ционных денежных сборов и кассы нигде не спотыкалась о две другие секции и могла собирать деньги внутри организации.